Datenschutz am Arbeitsplatz

Wer kennt das nicht? Oft werden auch während der Arbeitszeit, schnell mal die E-Mails abgerufen, auf Instagram ein neues Posting verfasst, ein kurzes privates Telefonat geführt oder eben der Status bei WhatsApp gecheckt. Grundsätzlich wird der Arbeitgeber hiermit kein Problem haben, wenn die privaten Tätigkeiten in der Arbeitszeit durch den Mitarbeiter nicht einen Umfang annehmen, der die betrieblichen Belange beeinträchtigt.

Aber wie kann das Arbeitgeber kontrollieren? Natürlich interessiert den Arbeitgeber, ob die Mitarbeiter ihre Arbeit auch ordnungsgemäß erledigen und ab wann das private einen zu großen Umfang einnimmt. Aber berechtigt das die Geschäftsleitung eines Unternehmens ihre Mitarbeiter während der Arbeitszeit ständig zu überwachen? Und welche Daten dürfen denn überhaupt von Mitarbeitern laufend gesammelt werden? Gerade hier wird es für den Datenschutzbeauftragten im Unternehmen knifflig. Auf der einen Seite die klaren Vorgaben der DS-GVO und auf der anderen Seite der Wunsch des Arbeitsgebers seine berechtigten Interessen durchzusetzen. Da kommt Unternehmen oft die Idee, diese Themen mittels einer Software transparent zu machen.

Microsoft bietet „Workplace Analytics“

Microsoft Workplace Analytics ist ein Add-On für die Enterprise Versionen von Office 365. Dieses muss einzeln erworben werden und kostet 6 US Dollar pro Lizenz je Monat. Besitzt man Enterprise E5 beträgt der Preis 2 US-Dollar je Lizenz und Monat. Begründet werden die Kosten damit, dass der Wert von Office 365 durch die Nutzung von Künstlicher Intelligenz deutlich erhöht wird. Des Weiteren erklärt Microsoft, dass sich Microsoft Workplace Analytics an große Unternehmen mit 5000+ Lizenzen richtet. Da das Produkt noch recht neu ist, sind Änderungen am derzeitigen Geschäftsmodell jederzeit möglich. Denn gerade bei kleineren Unternehmen ist die Versuchung groß mit mehr Daten mehr Erkenntnisse zu gewinnen, denn in den kleineren Unternehmen gibt es oft keinen Betriebsrat der ein Mitsprachrecht für die Mitarbeiter durchsetzen kann und damit einen Einsatz von Software verhindert. Offiziell heißt es, Workplace Analytics liefert aussagekräftige, leicht umsetzbare Trendeinblicke in Kommunikation und Zusammenarbeit, um zu verstehen was sich auf die Produktivität und Motivation der Mitarbeiter auswirkt, besser zu verstehen – also wie macht man ein Unternehmen mittels Software profitabler und leistungsfähiger. Anders gesagt: Die Software vereinfacht die Entscheidungsfindung welcher Mitarbeiter das Unternehmen weiter bringt und wer besser eine andere Herausforderung sucht. Als Datenschutzbeauftragter müssen Sie als bei einem Releasewechsel auf Windows 10 die Augen gut offenhalten. Bei Microsoft heißt das ganze OMS (Office Management Solution). Diese gibt Administratoren eine Aufstellung darüber, wer wann welche Dinge bearbeitet hat, E-Mails geschrieben hat, in welchen Office Produkten gearbeitet hat und unendlich viel mehr.

Sind Kontrollen erlaubt?

Was heißt das also? Grundsätzlich darf der Arbeitgeber auf keinen Fall heimlich Spionagesoftware auf den Laptops oder PCs, die er seinen Mitarbeitern zur Verfügung stellt, aufspielen und die dadurch generierten Daten auswerten. Die Anmeldung am Netzwerk über diese Geräte darf natürlich immer protokolliert werden. Das ist auch datenschutzkonform, weil mit dieser Anmeldung kaum Rückschlüsse möglich sind, was die angemeldete Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter mit dem Gerät tun. Des Weiteren ist es zulässig, wenn protokolliert wird, wer wann auf besondere sensitive Daten zugegriffen hat. Sollte ein Arbeitgeber aus begründetem Verdacht eine zeitlich begrenzte Überwachung durchführen, muss diese ebenfalls mit dem Betriebs- bzw. Personalrat abgestimmt werden. Es gibt nur ganz bestimmte Branchen in denen auch zukünftig eine dauerhafte Überwachung zulässig sein kann, weil hier besondere Gefahren drohen, wie es zum Beispiel beim Bankschalter der Fall ist, der immer zum Schutz bzw. Abschreckung vor Banküberfällen videoüberwacht wird

Ist „The Edge“ die Zukunft?

Im Amsterdamer Stadtteil Zuid wurde im vergangenen Jahr das Hightech-Büro The Edge eröffnet. Es gilt als eines der nachhaltigsten Gebäude der Welt, weil alles vernetzt ist und sich daraus jede Menge Potential für eine intelligente Steuerung ergibt. Nicht nur, dass sich hier mehr Energie produzieren lässt als die Mitarbeiter verbrauchen – bis hin zur Bewässerung der Pflanzen ist alles smart. Auch im Alltag der Mitarbeiter: Ihnen wird zum Beispiel täglich der zum Zeitplan passende Arbeitsplatz zugewiesen, automatisch das Parkhaustor geöffnet und der Kaffee so zubereitet, wie sie ihn am liebsten trinken. Alles was ein Angestellter tut wird registriert – von der Temperatureinstellung im Büro bis hin zum Gang auf die Toilette. Dank seiner 40.000 Sensoren voll weiß „The Edge“ alles über seine Mitarbeiter. So oder so ähnlich kann die Zukunft also aussehen – da gewinnt der Datenschutz doch eine noch größere Bedeutung.